Política base de datos

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DE ASOCIACIÓN DE MUJERES POR LA PAZ Y LA DEFENSA DE LOS DERECHOS DE LA MUJER COLOMBIANA - ASODEMUCC

1. OBJETO

Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza ASODEMUCC, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

1. IDENTIFICACIÓN

Nombre de la institución: ASODEMUCC

Dirección: Carrera 6 # 14 – 98 Oficina 1002 Bogotá D.C

Correo Electrónico: Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla. / Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.

Teléfono del Responsable: 2831511

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

1. MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

1. PRINCIPIOS

Los principios que ASODEMUCC aplica para el proceso de recolección, uso y tratamiento de datos personales de los Titulares son:

Principio de legalidad: El Tratamiento que ASODEMUCC dará a los datos personales en cuanto a su recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información se regirá por la legislación vigente referente a este tema.

Principio de finalidad: Se define la finalidad del tratamiento en este documento de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular mediante esta política.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento ASODEMUCC garantiza al titular el derecho Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581 de 2012. ASODEMUCC no mantendrá datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. ASODEMUCC aplicará las medidas necesarias de seguridad para proteger la información personal de los Titulares en cumplimiento de las normas que sobre protección de datos personales le son exigibles y aquellas otras que sobre seguridad también le son aplicables en virtud del carácter de entidad sometida a control inspección y vigilancia de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales en ASODEMUCC están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

Principio de Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo dato personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Compañía hayan terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales datos personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.

Principio de Temporalidad: ASODEMUCC no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular. 4.12. Principio de Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.

1. DERECHOS Y DEBERES

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ASODEMUCC, en su condición de Responsable del Tratamiento;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ASODEMUCC, en su condición de Responsable del Tratamiento;
3. Ser informado por ASODEMUCC por previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

DEBERES DE ASODEMUCC EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. ASODEMUCC tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ASODEMUCC se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su    adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos;
4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012;
5. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, ASODEMUCC aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado.

1. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

1. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de la persona.

1. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición ASODEMUCC.
2. Por los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

La Información proporcionada por el Titular del dato a ASODEMUCC será tratada siguiendo lo establecido en la presente política y dependiendo de la base de datos en la cual sea registrada de la manera que a continuación se relaciona; para estos efectos se tendrán las siguientes:, i) proyectos y ii) terceros;

1. Proyectos: la información se requiere para ser recolectada, almacenada, usada, procesada y/o se le de tratamiento para:     

• Llevar registro e informar de las acciones implementadas por ASODEMUCC y la Plataforma de Incidencia Política de las Mujeres Rurales Colombianas;   
• Sacar estadísticas de intervención en las zonas de ejecución y reporte de información de beneficiarios a donantes y socios;  
• Rendición de cuentas a entes de control y supervisión a nivel interno y externo del orden nacional e internacional;     
• Evaluar la calidad de nuestra labor.

1. Terceros (proveedores, contratistas y trabajadores): la información se requiere para ser recolectada, almacenada, usada, procesada y/o se le de tratamiento para:   

• Confirmar la veracidad de la información en bases de datos públicas y gubernamentales;    
• Consultar los datos en las bases y listas de información nacional y extranjera sobre lavado de activos, financiación del terrorismo y vínculos delictivos, sin que esto implique reporte alguno en centrales de información o alteración de la imagen personal o corporativa;
• Compartirla para fines de recaudo y realización de campañas de mercadeo e incidencia de ASODEMUCC;      
• Transferencia de los datos personales de trabajadores, voluntarios y pasantes para efectos de pagos de nómina de conformidad al acuerdo vigente con la empresa de servicios temporales y outsourcing de nómina. Previa verificación de cumplimiento de la legislación relacionada a la política de protección de datos; 
• Realización de pagos y trasferencias en virtud del vínculo contractual especifico que exista;       
• Transferencia de información personal de trabajadores y contratistas a las entidades que correspondan en lo concerniente al cumplimiento del sistema de seguridad social;      
• Efectos legales y tributarios de almacenamiento y reporte de información por el término contractual, a entes de control internos y externos, de acuerdo a los reglamentos de carácter nacional respecto de conservación de la información;    
• Envío de información editorial, comercial, promocional, invitaciones o atenciones de ASODEMUCC de terceros aliados;
• Ser contactado para efectos de contratación de servicios y/o productos;       
• Ser contactado para revisión de información por entes de control internos y externos;     
• Expedición de la certificación laboral o contractual que evidencie el vínculo legal;    
• Evaluar la calidad de nuestra labor.

Lo anterior podrá hacerse por cualquiera de los medios de contacto informados por usted en el proceso de vinculación a nuestra organización bien sea en calidad de beneficiario de programas o proyectos, comprador o vendedor de productos, contratista o proveedor.

1. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

1. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

ASODEMUCC ha designado como responsable de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución al Área de Comunicaciones. Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y supresión de datos personales, a través del correo Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla.

1. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS.

Para la recepción de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como titular de la información, podrá comunicarse con ASODEMUCC a los correos electrónicos Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla. - Esta dirección de correo electrónico está protegida contra spambots. Necesita activar JavaScript para visualizarla., al número telefónico + 57 (1) 2831511 en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5 p.m. o radicar su consulta o reclamo en la oficina de ASODEMUCC ubicada en la Carrera 6 # 14 – 98 Oficina 1002, dirigida al Área de Comunicaciones.

ASODEMUCC dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para el efecto, la solicitud debe contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para garantizar la oportuna y efectiva respuesta. Además, deberá contener la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

Toda solicitud, para ser tramitada, debe presentarse por el titular de los datos o por su representante legal; por lo tanto, ASODEMUCC se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario mediante cualquier medio.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El presente manual rige a partir del 01 de abril de 2017.